Como lidar com as novas tecnologias no dia a dia do trabalho

Rodrigo Magalhães (foto), publicitário, especialista em marketing e consultor em comunicação digital, fala sobre o uso de celulares e aplicativos dentro das empresas e instituições. Ele enfatiza temas como organização, agilidade e bom senso. Confira:

Os aparelhos corporativos estão cada vez mais presentes na rotina dos trabalhadores.
Quais benefícios esse uso pode trazer para o profissional e para a empresa?
Sem dúvida, a tecnologia trouxe vários avanços para a sociedade e, consequentemente, para as empresas, onde o maior ganho é na velocidade da comunicação e na troca de informação. Vamos imaginar uma empresa de 400 funcionários com cinco unidades diferentes e que precisa convocar uma reunião emergencial com os líderes, só que na década de 1980. Era praticamente inviável realizar essa tarefa de forma ágil. Na década de 1990, isso passou a ser possível com o surgimento do e-mail, nos anos 2000, pelos sistemas de SMS e, hoje em dia, basta uma mensagem pelo WhatsApp para um grupo de gestores ou líderes estarem convocados imediatamente para qualquer necessidade de última hora.

As mensagens rápidas têm substituído o e-mail por serem mais ágeis. Essa mudança é positiva ou negativa?
Depende da situação. O WhatsApp tem dois extremos. De um lado, está a agilidade da comunicação que possibilita, inclusive, o envio de áudios, imagens, links, etc. Isso, obviamente, traz agilidade e diminuição considerável na existência de ruídos. Por outro, traz o risco do excesso de trabalho, pois os profissionais podem não se desconectar de clientes e da empresa.

De que forma as novas tecnologias podem contribuir com a produtividade no dia a dia da empresa?
A agenda eletrônica é um bom exemplo de como as novas tecnologias podem ajudar. Hoje, marco um compromisso na agenda eletrônica e, na mesma hora, alguns profissionais estratégicos da empresa onde trabalho são notificados e não marcam nada para mim nesses horários. Outro ponto importante são os sistemas de gestão de tarefas do dia a dia como o Trello, Wrike, Taskworld e outros. Essas plataformas de gerenciamento deixam claros os prazos das tarefas, o detalhamento de cada uma delas, aloca equipes para cada projeto e possibilita ao gestor um dashboard (painéis visuais, que mostram métricas e indicadores para alcançar objetivos e metas traçadas) com uma visão abrangente das tarefas em andamento na empresa.

Em sua opinião, o que é certo e o que é errado em relação ao uso de celulares no ambiente profissional?
Na realidade, não há um padrão de certo e errado. Tudo depende das regras de cada empresa e essas podem variar muito. Uma central de telemarketing, certamente, terá regras mais rígidas do que uma agência de publicidade, onde geralmente há mais flexibilidade e os funcionários precisam estar “antenados” com tudo o que acontece no ambiente fora da empresa.

Que dicas você dá sobre o uso do celular no ambiente corporativo.
Para os funcionários, digo uma frase que vem da publicidade de bebidas alcoólicas, “celular na empresa, use com moderação”. Para as empresas, o que recomendo é a compreensão de que o celular, hoje, faz parte da realidade de qualquer pessoa. O que sempre digo é que no centro de tudo está o ser humano, que é capaz de avaliar com bom senso o uso do dispositivo. O problema não está na tecnologia e sim em como lidamos com ela. Tem uma imagem, divulgada nas redes sociais, que ilustra muito bem o que digo (ao lado). Uma cena em 1930 e outra nos dias atuais.